ExtrAct: AI czyta dokumenty urzędowe za pracowników

System ExtrAct to narzędzie sztucznej inteligencji opracowane przez Instytut Badawczy IDEAS, które automatycznie odczytuje i wydobywa dane z dokumentów urzędowych — akt notarialnych, ksiąg wieczystych oraz dokumentów dotyczących nieruchomości. Międzyzdroje stały się pierwszym samorządem w Polsce, który testuje to rozwiązanie w praktyce.

Jak działa ExtrAct w pracy urzędnika?

System nie zastępuje pracownika — wspomaga go. Jego zadaniem jest automatyczne odczytanie danych z zeskanowanych dokumentów i przygotowanie ich do dalszej weryfikacji przez pracownika administracji. W praktyce oznacza to, że urząd wczytuje dokument do systemu, a ExtrAct wydobywa z niego kluczowe informacje potrzebne do naliczania podatków od nieruchomości lub prowadzenia postępowań gospodarczych.

Taka architektura jest kluczowa — AI nie podejmuje decyzji administracyjnych. Jego rolą jest automatyzacja czasochłonnego procesu ręcznego przepisywania danych z dokumentów, co zmniejsza ryzyko błędów i przyspieszą całą procedurę. Dla pracownika oznacza to mniej czasu spędzonego na mechanicznym wpisywaniu informacji i więcej czasu na merytoryczną analizę dokumentów.

Międzyzdroje: pierwszy test w Polsce

Gmina Międzyzdroje rozpoczęła współpracę z Instytutem Badawczym IDEAS już w 2025 roku. Jak wynika z odpowiedzi sekretarza gminy Adama Szczodrego, efektem tej współpracy było stworzenie narzędzia do analizy zeskanowanych akt notarialnych. Projekt realizowany jest w ramach zadań statutowych Instytutu, co oznacza, że samorząd nie poniósł dodatkowych kosztów wdrożenia.

To istotne dla dyskusji o cyfryzacji w Polsce — pokazuje, że rozwijanie zaawansowanych rozwiązań AI dla administracji publicznej może odbywać się bez dodatkowego obciążenia budżetów samorządowych. Urząd Międzyzdrojów potwierdził, że prowadzone są rozmowy dotyczące wdrożenia produkcyjnej wersji systemu oraz że rozwiązanie spełnia wszystkie wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Zakres dokumentów analizowanych przez ExtrAct

System nie ogranicza się tylko do akt notarialnych. Analizuje również:

• Księgi wieczyste — dokumenty dotyczące praw do nieruchomości
• Dokumenty nieruchomościowe — akty własności, umowy sprzedaży
• Dokumenty dotyczące gruntów, budynków i lokali — niezbędne do naliczania podatków od nieruchomości

Ta różnorodność dokumentów oznacza, że ExtrAct może być wykorzystywany w wielu procesach administracyjnych — od podatków nieruchomościowych po gospodarkę gruntami komunalnymi.

Co to oznacza dla polskiej administracji?

Projekt ExtrAct jest pierwszym rozwiązaniem Instytutu Badawczego IDEAS opartym na sztucznej inteligencji, które trafiło do administracji publicznej. To symboliczne — pokazuje, że AI przestaje być tylko narzędziem dla dużych korporacji i zaczyna wspierać pracę urzędników.

Dla samorządów oznacza to potencjał do:

• Przyspieszenia procedur — mniej czasu na wpisywanie danych, więcej na merytoryczną pracę
• Zmniejszenia błędów — automatyczne odczytanie eliminuje pomyłki z ręcznego przepisywania
• Poprawy obsługi obywateli — szybsza realizacja wniosków i postępowań
• Redukcji kosztów operacyjnych — mniej czasu pracownika na zadania rutynowe

Jednak wdrożenie AI w administracji publicznej wymaga ostrożności. Kluczowe jest, aby system był transparentny, chronił dane osobowe i nie podejmował samodzielnie decyzji, które powinny być domeną człowieka. ExtrAct spełnia te warunki — działa jako asystent, a nie autonomiczny decydent.

Prezentacja projektu na konferencji prasowej

W poniedziałek projekt ma zostać zaprezentowany podczas konferencji prasowej w Urzędzie Miejskim w Międzyzdrojach z udziałem wicepremiera i ministra cyfryzacji Krzysztofa Gawkowskiego. To sygnał, że temat sztucznej inteligencji w administracji publicznej zyskuje priorytet na poziomie rządowym.

Prezentacja w takiej formule sugeruje, że projekt ExtrAct może stać się wzorem do naśladowania dla innych samorządów. Jeśli wdrożenie będzie udane, możemy spodziewać się szerszej cyfryzacji polskiej administracji w kolejnych latach.

Perspektywy rozwoju

Instytut Badawczy IDEAS pracuje nad produkcyjną wersją systemu. Oznacza to, że ExtrAct nie pozostanie pilotażem, ale będzie rozwijany do pełnego wdrożenia. Pytanie brzmi: czy inne samorządy pójdą w ślady Międzyzdrojów?

Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce postępuje powoli, ale projekty takie jak ExtrAct pokazują, że zmiana jest możliwa. Kluczem jest połączenie technologii AI z pragmatycznym podejściem — narzędzie wspomaga pracownika, ale decyzje pozostają w rękach człowieka. To właściwy kierunek dla polskiej administracji.